テレワークで監視システムを導入する目的・メリット・デメリット

導入には2つの目的がある

監視システムを導入する目的を2つご紹介いたします。

監視システムを導入しようか迷っている方は、ここで明確にしておきましょう。

生産性維持のため

テレワークに監視システムを導入する最大の目的は、生産性を維持することです。

職種によっては、テレワークであっても期限までに成果物を提出することで仕事の進捗を確認することができます。例えば、デザイン制作や企画書の作成などです。しかし、すべての職種に当てはまるわけではありません。

一般事務の場合だと、期日のあるタスクがなく、仕事の進捗を確認することが難しいケースがあります。この場合、テレワーク中に何をしているかわからないといったことが起こり得るのです。

そこで、監視システムを導入して、従業員の仕事の進捗を把握し、従来と変わらない生産性を維持することが目的です。

従業員を評価するため

また、もう1つの目的は、勤怠管理も含めて、従業員の評価をするためです。昨今では従業員の評価制度を導入している企業も多く、評価によって給与が増減したり、人事にも影響することがあります。同じ空間で仕事をしていれば、業務に取り組む様子を確認できますが、テレワークでは評価をするための情報を得にくくなります。

そこで、監視システムを導入することによって従業員を監視し、その様子を評価に反映することができます。また、これまで曖昧になっていた評価の基準が明確になり、私情を含めない適切な評価にもつながります。

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導入が行き過ぎると悪影響も…

テレワークで導入する監視システムの方法には何があるのか、また行き過ぎた監視はどんな問題が起こるかについてご紹介いたします。

監視システムの方法

監視システムの方法には下記のようなものがあります。

• 常にWEBカメラやビデオ会議をつないでおく
• 業務の開始・終了時間を1秒単位で記録に残す
• 業務中のPCをスクリーンショットで撮影して画像を送信する
• PCや会社用携帯電話にGPS機能を付けて行動管理する

導入する監視システムは、企業の方針や業種、職種などによって異なりますが、従業員の仕事ぶりだけでなく休憩時間やトイレ休憩まで知らせてくれるツールもあります。従業員の行動や言動をくまなく監視するために、監視システムはとても便利です。

行き過ぎた監視によって生じる問題とは

企業側としては、従業員の行動を管理したいと考えるのが自然です。しかし、監視が行き過ぎることで下記のような問題が生じる場合があります。

• プライバシーを侵害する
  就業時間中に常にカメラなどで監視すると、プライベートな情報まで手に入ってしまいます。業務以外の個人情報を取得することはプライバシーの侵害にあたる恐れがあります。
  例え管理者という立場で故意でなかったとしても、行き過ぎた監視につながりますので十分な配慮が必要です。
• 従業員のストレスや不満が強まる
  また、従業員の立場からすると、監視されていること自体がストレスになることもあります。常に誰かに見られている状況が続くので無理はありません。
  自分が「会社から信頼されていないのではないか」という不安や不満を感じることもあるので、監視システムの導入には従業員の心のケアも必要になります。
• 生産性が低下する
  本来、監視システムを導入する目的は生産性維持であるという企業も多いことでしょう。しかし、従業員のストレスや不満によりミスが増えたり、やる気をなくして仕事に集中できなかったり、座りっぱなしで自由な発想が生まれないといったことが起こり、結果として生産性を下げてしまうことがあります。

監視システムを導入する際は、こういった事態にも備えることが重要です。

ミコ-ラボでは、これまでに多くの企業のテレワーク導入を支援してきました。適切な監視システムの方法についてもアドバイスさせていただきますので、テレワークの監視システムについては、ぜひミコ-ラボにご相談ください。

メリット

テレワークで監視ツールを導入するメリットや、テレワーク自体のメリットについて具体的にご紹介いたします。

スケジュールや業務の状況を確認できる

従業員のスケジュールや業務状況を把握できるので、企業側としては安心感を得られます。また、従業員にとっても、その都度進捗状況を報告する手間が省けるので、双方にとってメリットがあります。勤怠の管理ができ、働きすぎやサービス残業をしていないかなどの確認も可能です。

生産性を高めることができる

監視することにより緊張感が生まれ、気の緩みやサボりを防ぐことができます。見られているという意識が集中力・生産性を高めることも期待できます。また、従業員の行動を把握することでミスを事前に防いだり、必要なアドバイスを随時行うことができるので仕事の効率化にもつながるでしょう。

コミュニケーションが取りやすい

テレワークで問題視されるのがコミュニケーション不足です。どのような業務も1人ではできないので、コミュニケーションを円滑に行うことは仕事のスピードや質に大きく影響します。監視ツールを利用して仲間や上司といつでも連絡を取れる環境にしておくことで安心感が生まれ、業務にもよい影響を与えてくれるでしょう。

次に、テレワーク自体を導入するメリットをご紹介いたします。

オフィスのコストを削減できる

テレワークを導入することにより、出社する従業員の数を減らせるため、オフィスの規模を縮小したり、賃料が低い場所に変更したりとコストを下げることが可能です。思い切ってオフィスを解約し、必要に応じてレンタル会議室を借りて、従業員を集めるという企業もあります。

それ以外にも、電気代や通勤手当の削減など、テレワークによって削減できた費用を監視ツールの導入費用に当てることも可能です。

新たな人材を確保できる

マンパワー不足の問題が深刻化する中、テレワークは人材確保にも有効と考えられています。子育てや介護のため通勤が難しいという人であっても、テレワークであれば働くことができる人もいます。テレワークを導入することにより、経験や実績のある新たな人材を確保できるチャンスが広がります。

事業を継続しやすくなる

震災やパンデミック、交通障害が起きた場合でも、テレワークであれば事業を継続しやすくなります。不測の事態に備えて、積極的にテレワークの導入を検討することをおすすめします。

ミコ-ラボでは、大企業のシステム開発会社より安価な監視システムを提供しています。機能も充実しており、トラブルが発生した場合でも迅速に対応できます。

テレワークの監視システムを導入する場合は、ミコ-ラボにお気軽にご連絡ください。

デメリット

テレワークで監視ツールを導入することにはデメリットもあります。

テレワークで監視ツールを導入するデメリットや、テレワーク自体のデメリットについて具体的にご紹介いたします。

本来のテレワークではなくなる

テレワークの本来の意味は、働く場所や時間を自由に選べる働き方のことです。もちろん、組織の一員である従業員なので、完全に自由というわけにはいきませんが、テレワークに監視ツールを導入することにより自由度は一気に下がります。自由な社風の企業や従業員の個性を活かしたい企業にとってはデメリットになってしまうでしょう。

従業員にとってストレスになる

いつも誰かに見られているという環境は、よい緊張感を生み出すため刺激になります。しかし、不慣れな人はストレスを感じやすくなります。

監視ツールを導入する場合は、事前にその目的や監視する内容などを従業員に説明しておきましょう。また、仕事をしやすい声がけや環境作りなど、管理者としての気遣いも忘れてはいけません。

見られていることによって本来の力が発揮できなくなる

監視システムの導入により、作業の効率が下がったり、萎縮して力が発揮できなかったりして、これまでのような成果や生産性を得られなくなる場合があります。

また、成果や結果を出すことよりも、それまでのプロセスを評価されていると考えるようになり、日頃の仕事ぶりをよく見せることを重要だと考えてしまう場合があります。つまり、手順を意識しすぎてしまい、効率が落ちてしまうのです。短時間で成果を出すよりも業務に時間をかけたほうが評価されると考え、中身のない仕事になってしまいます。

次に、テレワーク自体を導入するデメリットをご紹介いたします。

テレワークでは成果が得られない

業種によってはテレワークそのものが難しい場合や、テレワークを導入しても期待する成果が得られないことを懸念して、テレワークを導入できない企業もあります。また、勤怠の管理などが思うように進まないというケースもあります。

セキュリティ面の不安

企業にとって情報漏洩は絶対に避けなくてはなりません。テレワークでは従業員が会社の機密情報を持ち出して仕事をするケースや、保護されていないネットワークへの接続など、情報漏洩のリスクが高まります。

導入コストが高額になる

テレワークの導入には、一般的に下記のような環境を用意する必要があります。

• 電話やテレビ会議を行える環境
• テレワークでもファイルを編集できる環境
• 社内メーラーなどへアクセスできる環境

近年では無料で利用できるツールもありますが、テレワークの導入には一定の費用がかかります。費用と効果を比べた際に効果を得られないと感じる場合は、テレワークの導入費用にお金をかけたくないと考えてしまうのも無理はありません。